Conditions générales d'accès

L'accès aux salles de lecture est libre et gratuit ; il requiert seulement une inscription préalable sur présentation d'une pièce d'identité. Toute inscription est officialisée par la remise d'une carte personnelle numérotée, à faire revalider chaque année.

Les locaux mis à la disposition du public regroupent une salle d'accueil, où sont notamment réunis les instruments de recherche, et trois salles de lecture, dont une consacrée à la consultation des microfilms de l'état civil en libre service. L'ensemble représente 65 places assises, y compris 15 lecteurs de microfilms, dont 4 reproducteurs, et quelques postes informatiques réservés aux documents numérisés et au moteur de recherche.

Précautions élémentaires : les salles de lecture constituent un espace de travail où le silence doit être la règle ; en conséquence, on s'abstiendra d'y tenir des conversations et d'y introduire des téléphones portables. Les animaux ne sont pas admis. Il est de même interdit de fumer et d'apporter des boissons ou de la nourriture en salle. L'usage des ordinateurs portables et des appareils photos numériques est autorisé. L'usage du scanner portatif est interdit.

Communication des documents

Les demandes de communication se font à la banque d'accueil ; sauf pour les documents réservés, les communications cessent à 16 h 30 et s'interrompent entre 12 h 30 et 13 h 30.

Sur les fiches prévues à cet effet, le lecteur inscrit son numéro de carte et peut commander trois documents à la fois. En cas d'affluence, un quota journalier de documents par lecteur est institué. Quelle que soit la nature des documents demandés, ils ne sont confiés aux lecteurs que l'un après l'autre.

Après consultation, chaque document est à remettre à la banque d'accueil avec sa fiche de déplacement.

A 16 h 50, les lecteurs sont avertis de la fermeture des salles. Il n'est possible de mettre en réserve qu'un seul document et pour un délai maximum de trois jours ; passé ce délai, il sera réintégré en magasin. Un lecteur inscrit peut également demander la mise en réserve d'un document dont il connaît la cote, en composant, aux heures d'ouverture, le 03 80 63 64 98.

Les fonds contemporains (série W), certains fonds de notaires et fonds privés sont conservés dans un dépôt annexe d'où il faut prévoir un délai vingt-quatre heures pour effectuer les transferts nécessaires vers les salles de lecture ; se renseigner à l'accueil ou au 03 80 63 64 45.

Sécurité des documents

Avant toute consultation il est obligatoire de déposer ses vêtements au vestiaire et ses affaires personnelles (sacs, cartables, trousses, housses d'ordinateur...) dans les casiers numérotés prévus à cet effet et munis d'une clé. Le lecteur est le seul responsable de la fermeture de son casier. En aucun cas les clés des casiers ne doivent quitter l'enceinte des Archives : toute personne désireuse de s'absenter momentanément (pause déjeuner ou autre) est tenue de déposer sa clé à l'accueil.

Chaque casier contient une mallette transparente dans laquelle sera inséré le papier nécessaire à la prise de notes ainsi que les écrits de chacun. Pour éviter toute équivoque, les lecteurs sont priés de signaler à l'accueil les documents personnels (originaux ou ouvrages de bibliothèque) qu'ils souhaitent introduire en salle.

Préservation des documents

Lors de la consultation en salle, dans le but de préserver les originaux, les documents microfilmés ou numérisés sont communiqués en priorité ; cette mesure est strictement appliquée pour l'état civil.

Tout document en mauvais état et constaté comme tel par l'équipe d'accueil est exclu de la communication.

Les registres se consultent sur les pupitres (il en existe de deux formats) mis à disposition dans les salles, les plans sur la table prévue à cet effet ; aucun document ne doit être posé au sol, même pour être photographié.

La consultation des documents restaurés (ils seront signalés par le personnel d'accueil) est soumise à l'autorisation préalable du directeur ; ces documents restaurés, tout comme les originaux fragiles, doivent être manipulés avec des gants (fournis par l'accueil).

La prise de notes doit s'effectuer uniquement au crayon de papier, tous les instruments de type stylo, feutre, effaceur, ciseaux, adhésif..., et a fortiori les trousses, sont exclus des salles.

Les documents d'archives sont uniques et irremplaçables, ils doivent donc être consultés avec le maximum de soins. Ainsi, on ne prendra pas appui sur le document, on ne posera pas sur lui la feuille sur laquelle on écrit. Il ne faut pas mettre les doigts sur la partie écrite ou dessinée, encore moins les mouiller pour tourner les pages.

Aucune marque, aucune pliure ne sera faite au document ; calques, estampages et autres procédés de transfert par contact direct sont formellement interdits.

Les rayons solaires sont particulièrement nocifs aux papiers et aux encres ; on ne laissera donc jamais un document, même fermé, au soleil : si la place que l'on occupe est exposée au soleil, on en changera.

La consultation devra se faire en respectant l'ordre interne des pièces dans les liasses, en rangeant soigneusement les papiers et sans oublier de renouer les attaches en fin de consultation.